Introductie voicemail / antwoordapparaat

Middels onze Hosted VoIP dienst is het mogelijk om gebruik te maken van éen of meerdere antwoordapparaten. Hiervoor hebben wij 2 soorten extensies beschikbaar:

1) Voicemail-extensie (met inspreek-mogelijkheid, e-mail notificatie en SMS-notificatie)

2) AutoAnswer-extensie (zonder inspreek-mogelijkheid of notificaties)

 

In deze handleiding handelen we 3 manieren om een extensie te activeren:

1) Openingstijden (deze tijden worden van tevoren opgegeven)

2) Bij geen gehoor (wanneer er niet wordt opgenomen na bijv. 30 seconden)

3) Handmatig (door in te loggen op onze portal / te bellen naar 915)

 

Stap 1  | Inloggen op op.fieber.nl
Stap 2  | Aanmaken voicemail-extensie
Stap 3  | Activeren voicemail middels tijdschema
Stap 4  | Activeren voicemail bij geen gehoor
Stap 5  | Handmatig voicemail activeren
Stap 6  | Beluisteren ingesproken berichten
 

Stap 1 | Inloggen op de op.fieber.nl

Om te beginnen loggen we in op onze Operator omgeving; https://op.fieber.nl met je e-mail adres en het ontvangen wachtwoord. Heb je deze niet (meer) in bezit? Neem contact met ons op middels support@fieber.nl of telefonisch op 088-2550101.

Het volgende venster verschijnt. Klik op de tegel Klantconfiguratie.

Klik aan de linkerkant op Hosted VoIP en vervolgens bovenin op Extensies. Het onderstaande scherm verschijnt. Standaard zetten wij een aantal extensies klaar in de telefooncentrale. Als dit het geval is, ga dan door naar stap 3.

Stap 2 | Aanmaken voicemail-extensie.

Is dit bij jou nog niet het geval? Geen zorgen, deze kunnen gemakkelijk worden aangemaakt met de rode knop Acties rechtsboven. Kies vervolgens het gewenste soort: Voicemail-extensie of AutoAnswer-extensie. In dit geval kiezen we voor de Voicemail-extensie. 

Het volgende venster verschijnt. Standaard zetten wij de voicemail-extensies in de 400-reeks. Verder geven we deze extensie een pincode (0000) (voor het telefonisch beluisteren van de berichten) en een e-mail adres waar de ingesproken berichten naar toe mogen worden verstuurd.

Is het bericht al ingesproken en staat deze op de computer? Klik dan op Bestand kiezen en selecteer het juiste fragment. Klik nu op Opslaan.

Dient het bericht nog te worden ingesproken? Bel met het aangemelde toestel naar 905 en volg de onderstaande handleiding voor het koppelen van het bericht.

https://support.fieber.nl/hc/nl/articles/210400705-Hosted-VoIP-geluidsopnames-koppelen

Fieber kan ook een professioneel ingesproken voicemail-bericht faciliteren. Meer informatie is terug te vinden op het volgende artikel:

Voicemail inspreken -Wij helpen jou met een professioneel voicemailbericht (hallo.eu)

Stap 3 | Activeren voicemail middels een tijdschema

Zoals eerder beschreven kan de voicemail-extensie op verschillende manieren worden geactiveerd. We beginnen met het aanmaken van het tijdschema/de openingstijden. Klik bovenin op Nummerplan en selecteer Nummerplan 2 - Gesloten. 

Als er nog een route staat opgegeven naar de voicemail-extensie, kan deze hier worden aangemaakt. Klik op Toevoegen, selecteer het (juiste) telefoonnummer met als bestemming de zojuist aangemaakte extensie 400 - Voicemail - Gesloten.

Nu kunnen we de tijden gaan definiëren. Klik bovenin op Detail. Onderaan de pagina zie je dat er nog geen automatisch tijdsschema is aangemaakt. Klik aan de rechterkant op Toevoegen.

Het volgende venster verschijnt. We geven in eerste instantie aan wanneer wij gesloten zijn: altijd, behalve op de momenten waarop we geopend zijn.

Vink Per Periode en neem de volgende instellingen over:

Startdag: maandag

Einddag: zondag

Starttijd: 00:00

Eindtijd: 24:00

Hiermee hebben wij elke minuut van de week gedekt.

Selecteer tot slot Nummerplan 2 - Gesloten bij Nummerplan en druk op Opslaan.

Je ziet dat er nu 1 regel is aangemaakt over de hele week. Nu kunnen de tijden worden opgegeven wanneer het bedrijf geopend is. Druk opnieuw op Toevoegen.

Het onderstaande scherm verschijnt. Selecteer de gewenste dagen (in dit voorbeeld maandag t/m vrijdag) en de gewenste tijden (in dit voorbeeld 09:00 tot 17:00). Selecteer nu het Nummerplan 1 - Geopend en klik op Opslaan. 

Er zijn nu 5 nieuwe regels verschenen waarop het bedrijf geopend is. Om het tijdschema te activeren, vink Overschrijf Tijdsconfiguratie uit en druk op Opslaan.

 

Je ziet nu dat het juiste nummerplan geopend actief is geworden. Na 17:00 vandaag, wordt nummerplan 2 - Gesloten direct actief en komt men uit op de Voicemail-extensie.

Stap 4 | Activeren voicemail bij geen gehoor

Uiteraard is het ook mogelijk om de bellers op de voicemail-extensie te laten uitkomen wanneer er niet wordt opgenomen. Hiervoor is het belangrijk om te weten welke extensie het telefoonnummer uitkomt wanneer er wordt gebeld. In de meeste gevallen is dat de Groep 300 - Inkomende gesprekken. Klik op het tabblad Extensies bovenin en klik bij de extensie 300 op Wijzig.

Het volgende venster verschijnt. Onder Externe Doorschakelingen kan de route naar de voicemail-extensie worden aangemaakt. Vink Bij Geen Gehoor Doorschakelen aan en vul 401 (geen gehoor) in.

Geef vervolgens bij Doorschakel Timout de tijd in secondes op hoe lang het duurt voordat men naar de voicemail wordt doorverbonden. Standaard is dat rond de 25/30 seconden, maar korter of langer mag uiteraard ook. Scroll naar beneden en druk op Opslaan.

Ook kan er voor worden gekozen om bij bezet, de voicemail direct te activeren. Klik daarvoor opnieuw op Wijzig achter extensie 300 en vul bij Bij Bezet Doorschakelen hetzelfde nummer (401) in.

Stap 5 | Handmatig activeren voicemail

Tot slot kan er ook handmatig een voicemail worden geactiveerd. Dit kan middels 2 manieren:

1) Handmatig via op.fieber.nl

2) Telefonisch bellen naar 915

Om de voicemail middels ons online systeem te activeren, wordt er op dezelfde manier ingelogd op https://op.fieber.nl. Deze website is ook benaderbaar vanaf de mobiele telefoon. Klik hiervoor wederom op Klantconfiguratie en vervolgens op Hosted VoIP.

Vink onderaan Overschrijf Tijdsconfiguratie aan, selecteer het juiste nummerplan (2 - Gesloten) en druk op Opslaan.

Telefonisch kan er ook een nummerplan (tijdelijk of permanent) worden gewijzigd waardoor de beller direct op de voicemail uitkomt.

Bel hiervoor naar het systeemnummer 915. Er volgen nu 2 opties.

1) Het nummerplan tijdelijk wijzigen. (pakt bijv. na 17:00 weer de 'gewone route')

2) Het nummerplan permanent wijzigen. (blijft deze 'route' behouden totdat deze handmatig is omgezet)

Nu kan het gewenste nummerplan worden geactiveerd. Nadat er is gekozen voor 2, is de route naar de voicemail geactiveerd.

1) Geopend

2) Gesloten

Stap 6 | Voicemail berichten afluisteren

Middels onze Hosted VoIP dienst kunnen de ingesproken voicemail-berichten op verschillende manieren worden beluisterd.

1) Per e-mail (vooraf ingesteld)

2) Telefonisch

3) Inloggen op https://op.fieber.nl

1) Per e-mail 

Bij het aanmaken van een voicemail-box kan ervoor worden gekozen het voicemail-bericht te verzenden als MP3-bestand in de bijlage van de e-mail (afkomstig van voicemail@fieber.nl).

2) Telefonisch

Om de voicemail telefonisch af te luisteren bel je naar systeemnummer 920. Voer het voicemailbox-nummer in (standaard 400) en de bijbehorende pincode (standaard 0000)

 Als de voicemailbox nieuwe berichten bevat krijg je de volgende opties:

1. Ga naar volgend bericht
2. Herhaal laatste bericht
3. Verwijder laatste bericht

 Als de voicemailbox geen nieuwe berichten bevat krijg je de volgende opties:

1. Ga naar voicemail opties
2. Ga naar oude berichten.

 Voicemail Opties:

1. Voicemail bericht aanpassen
2. Voicemailbox wachtwoord aanpassen
3. Voicemailbox taal aanpassen

3) Inloggen op op.fieber.nl

In onze online omgeving kunnen de berichten (indien opgeslagen, te bepalen met de instellingen per voicemail-box) worden gedownload/beluisterd. Om te beginnen loggen we in op onze Operator; https://op.fieber.nl met je e-mail adres en het ontvangen wachtwoord. Heb je deze niet (meer) in bezit? Neem contact met ons op middels support@fieber.nl of telefonisch op 088-2550101.

Klik vervolgens op Klantconfiguratie en aan de linkerkant op Voicemail.

Klik op het juiste voicemail-box nummer (400) en vervolgens op het tabblad Ontvangen Berichten. Indien er ingesproken berichten zijn, kunnen deze worden afgespeeld of worden gedownload.